4月下旬、会社としても3年ぶりとなる中国向けの輸出が再開しました。
今回から私が中国向けの輸出手続きを担当することになったのですが、社長直々のOJTのおかげもあって、トラブルも経験しましたがそれ以上に多くの学びがありました。
今回はそんな輸出手続きで体験したことを振り返りつつ、学んだことやトラブルに遭遇した場合にどうすればよかったのかについて整理していきたいと思います。
結論：荷物はパレット積みして発送するべし
今回の輸出手続きで最後の最後までトラブルが長引いたのがパレット問題です。
結論から先にいうと、ある程度の物量がある場合には
『荷物はパレット積みして発送する』
これに尽きます。
4月下旬に各メーカーへ商品を発注した段階では、パレットに商品を積んで発送するかどうかは私の頭の中にありませんでした。
むしろ
【ある程度の物量の場合、発送時にパレットに積んで発送してくれるもの】
と思っていたくらいです。
そんな中で、とあるメーカーから「商品はパレットに積んで発送しますか？」と言う問い合わせが。
私は
【当然パレットに積んでもらった方が商品の移動や管理に便利だろう】
と思ったためメーカーにお願いしようとしたところ、社長から『待った』がかかりました。
『それって相手に確認したの？』と。
社長から言われたのは次のようなことでした。
独断で進めて良いのは金銭が発生しない場合のみ
- 確認せずに独断で物事を進めてはいけない
- パレットは追加コスト ＝ お金がかかる
- 受取先が追加コストを容認しない場合、弊社の手出しとなる
独断で進めて良いのは金銭の発生しない場合（業務効率化など）であり、コストが増えることについては合意のもと進めなければなりません。
案の定、受取先の担当者（以下Aさん）に確認してみると
「コストがかかるならパレット積みしないで」
と言われました。
確認せずに独断で進めていたら手出ししているところでした。
【確認しておいて良かった〜】
確認していたことでトラブルにならずに済んだと思ったのですが、これで終わりではありませんでした。
むしろここからこのパレット問題はどんどん泥沼化していくことになるのです。
意見が変わる担当者、でもイライラしてはいけない
【パレットについて問い合わせてきたってことは、他メーカーも似たようなこと聞いてくるかも】
と感じた私は、問い合わせをしてきたメーカー以外にも
【パレットには乗せずにバラ積みで発送してください】
と連絡しました。
ところが全てのメーカーに発送方法について連絡し終えたのと入れ違えるように、Aさんから
「あのさー、やっぱりパレット積みで送ってくんない？バラ積みだと荷物が届いた時に色々面倒なんだよねー」
と言う連絡が。
【え？最初にパレット積みの方が便利ですよって説明しましたよね？】
と思わず強い口調で言いそうになりましたが、どうやら相手にはコスト面しか伝わっていなかったようです。
各メーカーにはバラ積みをお願いしたばかりだったので
【すみませんやっぱりパレット積みでお願いします】
って言いづらいなぁと思っていると、社長からの提案で
『パレット積みに変更した後に、増加分のコストをみて「やっぱりバラ積み」のように再び変更されたら各メーカーにも迷惑がかかるから、このままバラ積みで発送してもらって、搬入先の倉庫会社で一括してパレット積みを依頼しよう』
ということになりました。
手続きや連絡は（緊急時には電話を使うが）基本的にはメールがメイン
メーカーや受取先、船会社との連絡は緊急時を除いてメールが基本です。
相手がメールを見ていなかったり、見逃してしまったり、または相手がすぐにメールを見てくれるとは限りません。
そのためメールのやり取りが増えれば増えるほど伝えたいことがうまく伝わらなかったり、ミスが生じる確率も上がります。
1回のメールで相手に伝わることはあまり多くはない
メーカーや船会社との連絡は基本的にはメールだとお伝えしました。
このメールでのやり取り、実際にやってみて分かったことですが、1回のメールで相手に伝える内容をいくつも書くとそのどれかがしっかりと伝わっていないことがあります。
【この間のメールで伝えましたよね？】
「え？その内容ありましたっけ？」
といった不毛なやり取りを防ぐためにもメールを送る際には要点を絞って書くのが吉です。
複数で同じ情報を共有する場合
とはいえ、1度のメールで1点しか伝えないとメール件数自体も増えてしまいそう。
そんなときに活用したのが誰でも書き込みが可能なツールを利用したメールのやり取りです。
内容を更新した場合には、相手もそのツールを利用することでそれぞれの案件の進捗を確認することができます。
この情報共有ツールはトラブルが泥沼化している最中に発見したので、初めから使用していたらそこまでトラブルが長引くことはなかったかもしれません。
特に１対１ではなく第三者が絡むトラブルの際には「情報の共有」が大事だと身に沁みて感じました。
このパレットの件を現時点までを整理するとこんな感じになります。
パレット問題時系列まとめ
- 各メーカーに商品を発注
- とあるメーカーから「パレットどうします？」と問い合わせ
- 受取先に確認して「パレット無しで発送」を伝達
- 受取先から「やっぱりパレット積みでよろしく」と連絡を受ける
- 受取先の意見がコロコロ変わるので、パレット無しのままで搬入先で一括でパレットに載せ替える方法を選択
今回はパレット問題の発生序章までをまとめました。
次回は実際にパレット問題がどうなっていくのかをもう少し深掘りしてご紹介します。
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