初めての輸出手続き④：情報を共有することでトラブルは減らせる

前回からの続きです。

情報が錯綜してどの情報が最新か分からなくなる

このパレットの枚数問題も、落ち着いて記録を取っていればそこまで慌てるようなことではなかったのかもしれません。

しかし倉庫に荷物が届いてから輸出手続きまでの猶予が刻一刻と迫ってきていたことがトラブルに拍車をかけていました。

通関手続きのDead Line　猶予は1日だけ

パレットトラブルが深刻化した原因のひとつに時間的猶予がほぼなかったことがあります。

倉庫会社に商品が納品されてから数日後に通関手続きをする必要がありました。

残された時間は1日（※正確には9時から17時の8時間）だけでした。

この1日でパレット問題を整理しないと輸出通関手続きに間に合わず1週間足止めになってしまいます。

伝言ゲームがさらに情報が錯綜する原因に

弊社が直接倉庫会社と連絡できないか船会社に問い合わせると、情報共有ができなくなるため

倉庫会社　＜＜　船会社　　＜＜　弊社

この関係は崩せません。

残された8時間の間に船会社と交わしたメールは合計５０通。

恋人にすらこんな頻度でメールを送ったことないのに、、、

メールをするたびにパレットの枚数が増えたり減ったりと倉庫会社側もよく分からなくなっていくのがメールからも伝わってきました。

３社が情報を共有できるツールを使ったことで解決した

メールをするたびに情報が変わっていくため、

「３社がそれぞれ書き込めるファイルを作成したのでそれにそれぞれが持っている情報を書き込んでください」

とメールに添付して船会社に送信。

パレットが突然１枚増えた謎が解ける

ツールにそれぞれ最新と思われる情報を書き込んでみたところ、どうやら週をまたいで増えたパレットの謎が見えてきました。

商品を一時的に移動させるため、倉庫会社の作業員がパレットに乗せて移動した可能性が浮上してきました。

情報を共有したことでどうやらこれが一番可能性が高いということが分かり、協議の上「謎のパレット１枚」は倉庫会社側が折れる形で解決することとなりました。

通常であれば、今回のようなパレット問題で倉庫会社側が謎のパレットを引き取るというようなことはしません。

倉庫会社からすればパレットは自社製品と同じですので、使用もしくは返却ごとにパレットの増減はカウントしているはずだからです。

しかし今回のケースで言うと、一時的に商品を移動するために『パレットに乗せて移動しちゃったかも』と言う現場作業員からの報告があったこと

このような可能性が浮上したことで倉庫会社側が譲歩したのだと思います。

ここまでトラブル続きでしたが、ようやくパレット問題が解決して無事通関手続きに入ることができました。

まとめ：物量のある商品はパレット積みで発送するのが吉

一番はじめにも結論を書きましたが、あらためて。

そこそこの物量がある場合には「パレット積みで発送してもらう」のがトラブルを起こさない秘訣だと断言できます。

また、何かしらトラブルが発生した場合に、情報が錯綜すると何が真実かが分からなくなります。

３社（自社・船会社・倉庫会社）が共有できるツールをあらかじめ準備しておくことで、トラブルを最小限にとどめることができることも分かりました。

今後も輸出手続きは続きます。

次回以降同じトラブルに遭わないよう準備をして業務に臨みたいと感じたOJTでした。

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